Потребителски сценарии:
Използване на онлайн способи в Excel

Мария, Иван и г-жа Роза Петрова имат потребителски ИД за Office365, заедно с всички други ученици и учители в гимназията. Те ще покажат три примера за прилагане на Excel онлайн.

1. Учителката по музика помолила Иван да направи таблица с класацията на участниците в Песенния конкурс за деца "Евровизия-2014".

• Иван приел с удоволствие отправената молба и се заловил за работа. Разгледал сайта на конкурса http://www.eurovision.tv/page/ , добил необходимата информация и влязъл в своя акаунт, в Office365, през сайта на гимназията, за да подготви бързо таблицата:

• От ивицата с възможности Иван се насочил към раздела OneDrive. От менюто на оператора +new избрал създаването на нов табличен файл, кликвайки върху Excel workbook:

• Първоначално отвореният прозорец показвал, най-отгоре, автоматично поставеното име на файла Book. Не се виждали обаче ивиците с отделните групи от инструменти за съставяне и оформяне на таблици. Иван кликнал върху менюто EDIT WORKBOOK и избрал позицията Edit in Excel Online, осигуряваща редактиране и нанасяне на промени в режим на работа през интернет-браузера. Появил се началният работен лист заедно с ивиците FILE, HOME, INSERT, DATA, REVIEW, VIEW:

• Иван започнал да гради таблицата. В клетката B2 нанесъл заглавието на таблицата, а в клетките B3, C3, D3, E3 и F3 отбелязал наименованията на колоните:

• Работейки последователно, Иван вписал данните за класиралите се на първите шест места. Когато отбелязаните текстове в някои от клетките били по-дълги от самите клетки, думите се разстилали върху съседните. Ако в съседната клетка се налагало вписването на нов текст, разстланият се скривал:

• След построяване на таблицата, Иван отместил границите между клетките, за да се вместят всички текстове. Клетките на заглавието от B2 до F2 били обединени с командата Merge&Center от групата Alignment, като текстът заел центрирано положение. Маркирал заглавието, оцветил и удебелил буквите с инструментите от групата Font:

• С помощта на бутона от групата Font за означаване на границите на клетките и изградените таблици, Иван очертал изработената таблица:

• След това Иван кликнал върху ивицата FILE и избрал запазване на създадения файл Save As в своя OneDrive:

• Поставил името Eurovision пред означението на типа на файла .xlsx. Иван не отбелязал означение в полето за отметка Overwrite existing files с което не се заличил първоначалния файл Book:

• Готовата таблица предстояло да бъде изпратена на г-жа Джамджиева, учителката по музика. Иван отворил раздела Outlook и написал писмо до нея. От менюто Вмъкни избрал Прикачени файлове или файлове в OneDrive:

• Иван избрал поставяне в писмото на линк към файла:

• На края се замислил как да постъпи – дали да сподели в писмото файлът от OneDrive или да го прикачи? Независимо от избраният способ, таблицата с класирането на участниците в Песенния конкурс за деца "Евровизия-2014" е достигнала до г-жа Джамджиева:

2. Трябва да се направи отчет в табличен вид от г-жа Роза Петрова, учител по география, за резултатите от проведено изпитване в началото на уч. година, в паралелките от 10-ти клас. Подобни отчети се изисква да се направят и по останалите предмети, като се споделят с пом. директора.

• По същия начин, както е описано в първия пример, г-жа Роза Петрова влязла в своя акаунт, в Office365, отворила раздела OneDrive и от +new избрала Excel workbook. Върху работният лист, следвайки предоставен образец, разпределила частите на таблицата. В клетката B2 записала началото на заглавието, а в клетката G2 крайната част – името на предмета. По такъв начин, създената таблицата, би могла да се използва като шаблон и за други учебни предмети, като се променят името на предмета и някои от другите данни. На 3-тия и 4-тия редове са отбелязани названията на колоните. В колоните от C до G, на редовете от 5-ти до 8-ми е нанесен броят на съответните оценки:

• След това г-жа Петрова приложила командата Merge&Center от групата Alignment последователно за клетките от B2 до F2, от G2 до H2 и от C3 до G3. Двете части на заглавието на 2-рия ред ориентирала съответно вдясно и вляво с бутоните за разположение на текста в клетките, които са също от групата Alignment. Г-жа Петрова преместила границите на колоните, за да се вместят всички текстове в клетките:

• Г-жа Петрова маркирала клетката Н5 в която трябва автоматично да се появи броят на учениците от 10А клас. След това кликнала върху бутона за отваряне на падащото меню на оператора ∑ AutoSum в групата от инструменти Editing и избрала ∑ Sum:

• В клетката H5 се е появила формулата =SUM(C3;G5). Г-жа Петрова, след кликване върху Enter получила броят на оценките, т.е. на учениците, в 10А клас:

• Със "захващане" с мишката на върха на долното дясно ъгълче  на маркираната клетка H5 (този връх е изобразен с фигуративно малко квадратче) и "дърпане" на клетката надолу до клетката H8, г-жа Петрова копирала формулата от H5 в клетките H6, H7 и H8. Така автоматично се е получил броят на учениците и в другите три десети класа:

• Предстояло намирането на средния успех на класовете. Г-жа Роза Петрова преценила, че трябва да се намери сбора от всички оценки на класа и да се раздели на броя им, който вече бил известен. В клетката I5 написала формулата =(C5*2+D5*3+E5*4+F5*5+G5*6)/H5, в която клетките C5, D5, E5, F5 и G5 означават съответно броят на слабите, средните, добрите, много добрите и отличните оценки на класа. Клетката H5, показваща намереният вече общ брой на оценките в класа, е делител във формулата:

• След определянето на средния успех на 10А клас, г-жа Петрова "плъзнала" клетката I5 (всъщност стойността ѝ) до I8 и копирала формулата за намирането на средния успех на всички десети класове:

• Оказало се, че числата получени при автоматичното пресмятане, са получени с голяма точност - до 1 милионна от цялото. Г-жа Петрова, при маркирани клетки с намерения среден успех на десетите класове, кликнала върху бутона за числово форматиране Number Format в групата Number и от отвореното меню избрала оператора Number, с който се определя закръгляването на числото с точност до стотни:

• След уточняването на средния успех, вниманието на г-жа Роза Петрова било насочено към изчисляване на общите стойности в клетките от C9 до H9. Функцията ∑ Sum била приложена отново – сега в клетката С9. Появил се сбора от оценките в първата колона за всички класове:

• Сега вече появяването на останалите числа, представящи сбора на другите оценки за всички класове и общия брой на оценките (учениците), било лесно. Г-жа Петрова маркирала клетката C9 и "улавяйки я" долу, вдясно, започнала плавно отместване до клетката Н9. Всъщност въведената формула в C9 се копирала последователно във всяка от  клетките до Н9:

• Останала празна само една клетка – I9, в която се очаквало показването на средния успех за всички класове. Г-жа Петрова маркирала клетката I8 и я придвижила на следващия, девети ред. Определените там данни спомогнали за получаването на средния успех за всички класове по география:

• За да бъде изображението на таблицата по-естетично, г-жа Петрова очертала границите на таблицата, като приложила съответните контурни означения, в менюто на  бутона за границите на клетките от групата Font:

• Г-жа Петрова кликнала върху File и избрала позицията Save As. От новоотворения прозорец избрала възможността Save As за запазване на копие на файла в папката, в OneDrive, където вече е запазен работният файл с таблицата именуван от системата като Book:

• Г-жа Петрова избрала името Geography пред означението на типа на файла .xlsx и запазила файлът кликвайки върху Save:

• За г-жа Роза Петрова останало да докладва таблицата с резултатите от проведеният изпит. Тя избрала способът за споделяне и кликнала върху бутона Share, намиращ се върху встъпващата ивица. Това предизвикало показването на нов прозорец:

• На отворения прозорец за определяне на лицето (лицата) с което (-ито) ще бъде споделен файлът Geography.xlsx, г-жа Роза Петрова започнала да нанася в кутията за посочване на имена или имейл-адреси, името на пом. директора Гергана Кръстева. Появил се списъкът с начално име Гергана от въведени имена в системата Office365 на гимназията. Избрано било предвиденото име на г-жа Гергана Кръстева, като в този момент се появявил временно и нейния имейл-адрес:

• Г-жа Роза Петрова решила да сподели файлът и с колегите си от тяхното метод. обединение. Започнала да нанася след името на пом. директора, названието на групата, означена в гимназиалната Office365-система, като "Учители по история и география". Появил се списъкът с всички създадени учителски групи, от който тя избрала своите колеги по група. След това, от падащото меню с фиксирани две възможности – Can edit и Can view, разделящи правата на поканените лица за споделяне на файла, г-жа Петрова избрала предоставящата правото за редактиране на таблицата от файла. Другата възможност отреждала само възможност за разглеждане. Било отметнато и полето за задължително въвеждане на персоналните ИД от Office365 от лицата, с които е споделена информацията:

• Когато всичко било готово, г-жа Роза Петрова кликнала върху бутона Share. Почти едновременно с това заключително действие, получила в сектора Outlook на своята пощенска кореспонденция, съобщение за споделения файл.

3. Мария получила поръчение от класния р-л, да проучи къде са прекарали лятната почивка нейните съученици.

• Мария установила, че от 24 деца, вкл. и нея самата, 4-ма са били в чужбина, 12 на родното Черноморие, 2-ма са участвали в планински преходи, а останалите са били в домовете си. Тези данни приложила при създаването на таблица, избирайки по познатия начин Excel workbook:

• Таблиците, които ще послужат за построяване на графики, обикновено съдържат редове с имена на сравнявани величини и стойности за всяка от тях. Такава била и изградената от Мария таблица. Тя  разширила колоните, за да се прочитат поставените текстове и озаглавила таблицата. Преценила, че не е необходимо да бъдат поставяни очертавания:

• Мария маркирала редовете в таблицата с означените места за почивка и числата, показващи броя на нейните съученици, в различните форми на прекаран летен отдих. Открила ивицата Insert и разгледала включените модели на компютърни графики в категорията Charts. Насочила се към кръговите форми означени като Pie и конкретно към 2-D Pie:

• На работния лист се появил панел с кръгово графично изображение. Разноцветните сектори разделяли прецизно кръга, като големината на ъглите им съответствали на съотношението на числата от втория ред на таблицата. Върху панела имало и легенда показваща означенията на цветовете за отделните места за отдих:

• Мария "пренесла" панела върху таблицата. Отворила менюто Chart Title с възможности за вграждане и редактиране на заглавия на графиките и избрала Above Chart (отгоре):

• Мария написала в появилата се форма Edit Title заглавието на графиката "ЛЕТЕН ОТДИХ":

• Графиката изглеждала готова:

• Оказало се, че Мария е предвидила още едно важно допълнение. Кликнала върху бутона Data Labels (надписи с данни) и от менюто избрала оператора Best Fit (най-добре):

• На всеки от секторите се появили числата, отброяващи учениците от отделните групи:

• Сега вече всичко изглеждало готово. Мария обаче не била сигурна дали избраната графична форма ще бъде одобрена? Отместила панела с графиката, маркирала отново двата функционални реда на таблицата и отправила внимание към колонната форма (Column):

• Кликнала и отворила менюто 2D Column. Избрала първата позиция - Clustered Column. На работния лист се появил още един панел с колонна форма:

• Мария все още дирила какво да добави? Избрала ивицата VIEW и задействала интерпретацията за четене (Reading View):

• Най-накрая Мария била доволна. Преценила, че ще предаде и двете графики:

• Мария намислила да запише файлът с графиките и на диска в лаптопа на който работела. От позицията Save As избрала оператора Download a Copy, осигуряващ запис в компютъра:

• Чрез отворилия се традиционен прозорец за изтегляне на файлове с Internet Explorer, Мария определила в коя папка на компютъра да се запише файлът с графиките:

• След като съхранила файлът с графиките на диска на лаптопа, Мария отново избрала позицията Share във File от онлайн-формата на Excel в Office365:

• Мария кликнала върху Share with People (сподели с хора) и на появилия се прозорец за споделяне на файла с графиките "SUMMER_REST", нанесла адресиране за групата "Класни ръководители" с желание да разберат всички класни р-ли в училището за сътвореното от нея за летния отдих на съучениците ѝ. В полето за отправяне на персонално обръщение, в поканата за споделяне на файла, написала любезно обръщение:

Иван Гьонов

---

Online и OneDrive - допълнителни източници

» Използване на Office Online през SharePoint
» Използване на Office Online през OneDrive
» Сценарий: Използване на Office Online за оценяване
» Сценарий: Използване на OneNote Online за портфолио на ученика
» Сценарий: Използване на онлайн анкета в Excel
» Сценарий: Използване на онлайн способи в Excel