Потребителски сценарий:
Създаване на групи за разпространение на имейли в Exchange и Outlook

Този потребителски сценарий разглежда използването на групите за насрочване на срещи и поддържане на контакт с родители и лица, полагащи грижи, но групите за имейл имат много други приложения.

• Мария Коцева е заместник-директорката, която ръководи администрацията в нейното училище. Тя може да работи с Exchange, тъй като е администратор на профила на нейната институция в Office 365.
• Знае, че има много функции, които дадено училище няма да има нуждата да ползва, затова не се притеснява, че Office 365 Exchange изглежда доста сложна.
• Основната причина тя да иска да използва Exchange е да създаде групи за разпространяване на имейли за нейната институция, като например Преподаватели, Студенти, Випуски и Катедри.
• Тя отива на своето администраторско табло в Office 365 и избира раздела Администратор от горното меню с раздели на Office 365.
• От падащото меню избира Exchange. Така се отваря Център за администриране на Exchange.
• Тя вижда много различни функции, но знае, че реално няма да й е необходимо да използва по-голямата част от това, което вижда, тъй като повечето от тях са за бизнес потребители. С времето тя ще стане по-уверена и ще се чувства способна да ги изследва.

Засега тя ще премине през стъпките, включени при създаването на имейл групи. Това улеснява изпращането на групови имейли. Някои от причините, поради които нейната институция може да използва групите, включват:

• Изпращане на редовни съобщения до персонала
• Имейл актуализации до студенти и родители или лица, полагащи грижи
• Създаване на групи на випуски за имейлите на студентите
• Създаване на имейл на училищния лидерски екип
• Изпращане на редовни имейли до конкретни отдели или катедри
• Имейл за членове на работни групи или текущи проекти

Тя щраква на Получатели, след това щраква върху Групи от горното меню с раздели и екранът й изглежда по следния начин:

• Добавянето на нова група е просто въпрос на следване на инструкциите на екрана, както при предишните ръководства.
• Тя избира иконата +. Показва се падащо меню.
• При щракване върху група за разпространение от възможностите за избор и се отваря нов прозорец на екрана. Ще изглежда по следния начин:

• Тя работи в полетата, за да създаде група за разпространение за всички учители.
• Псевдонимът е съкратената версия на името на групата. Това ще спести време при написването на името на групата в полето за получател всеки път.
• Тя използва съкратена част от името на групата за имейл адреса, например uchiteli. Псевдонимът и имейл адресът трябва да са изписани задължително на латиница.
• Тъй като тя създава новата група, тя е собственик на групата по подразбиране. Тя може да добавя други собственици като щракне на иконата +. Те  също ще могат да изпълняват административни функции, като добавяне на нови потребители или изтриване на потребители, които са напуснали институцията.
• Когато приключи работата си, тя натиска Запиши. Сега Office 365 Exchange ще създаде нейната група. Тя ще се появи в списъка с другите групи, които вече са били създадени от други администратори.
• Тя може групово да добавя членове към групата, като щракне два пъти върху името на групата или като щракне веднъж върху името на групата и след това щракне върху иконата с молив. Така на екрана се отваря полето с функции за редактиране.

Полето за редактиране ще изглежда по следния начин на екрана на г-жа Коцева:

• На г-жа Коцева сега работи по инструкциите, използвайки менюто отляво на полето, за да прегледа собствениците, да добави нови членове (вкл. себе си), да промени настройките за одобрение, да управлява доставянето и да променя опциите на имейла.
• Тя открива, че инструкциите са лесни за обяснение и трябва само веднъж да използва функцията за помощ (в горния десен ъгъл на полето за създаване).
• Тя натиска Запиши, когато е удовлетворена, и тогава Office 365 Exchange прави промените в членовете и настройките на нейната група за разпространение.
• Сега групата е готова за ползване и затова г-жа Коцева решава да изпрати имейл с помощта на функцията за групов имейл, за да уведоми другите членове на групата, че тя я е създала.

Сега отива на главното меню с раздели на Office 365, което минава през горната част на страницата, и избира Outlook. Така се отваря нейната страница за имейл.

• Тя щраква върху +нов имейл. Прозорецът за имейл се отваря вдясно на екрана.
• В реда До тя започва да пише името на групата. Докато го прави, Outlook разпознава групата и името се появява като подкана за получател, от които тя може да избира.
• Тя написва имейла си и натиска Изпрати.
• Почти веднага тя получава копие от имейла, тъй като е член на тази група за разпространение и така разбира, че съобщението й е било изпратено успешно. Тя вижда, че трябва да уведоми своя екип за следващата им среща.
• Г-жа Коцева натиска отново +нов имейл и започва да пише името на групата. Тя го избира, когато подсказката за името на групата се показва отново.
• Открива, че ако щракне с десен бутон името на групата и избере Преглед на подробни данни, на екрана се появява друго поле, показващо списък на членовете на групата.
• Това поле съдържа и някои други полезни функции, които г-жа Коцева изследва. Полето на нейния екран изглежда по следния начин:

• Тя щраква върху иконата с календар над имената за показване и открива, че може да използва тази функция за насрочване на среща.
• Тя я избира и получава възможността да насрочи своята среща. Попълва празните места в това поле и използва иконата за повече функции (трите малки точки), за да вмъкне дневния ред като Word документ.

• Тя щраква върху Помощник за планиране, за да види собствения си календар и кога е на разположение. Тя може също да използва тази функция, за да види дали други членове от списъка за разпространение са свободни, тъй като техните календари стават видими, когато тя въведе имената им или групата за разпространение в реда Участници. Когато е удовлетворена, натиска Изпрати.
• Когато гледа собствения си календар, тя вижда, че Office 365 е включил срещата в списъка. При щракване върху текста събитието се отваря и тя вижда, че всички получатели могат да й отговорят и да видят приложения дневен ред, както и да видят всички други присъстващи.

Office 365 работи по нейните имейл контакти и календар, за да улесни работата й и да й спести време и усилия.

• Вече не й се налага да прави ръчни вписвания в календара и да праща индивидуални имейли при всяко насрочване на среща.
• Когато тя получи имейл, който я уведомява за събитие, което тя трябва да посети, тя може да го въведе в календара с едно щракване на бутона.
• Тя може да вижда веднага кога другите членове на екипа й са свободни или с нещо друго са заети, когато въведе имената им в реда Участници на Помощника за планиране, тъй като тяхното календарно разположение се показва автоматично.
• Така също тя си спестява администраторско време и усилия, когато насрочва събития за множество присъстващи.
• Нейните получатели на имейл и групи се показват като подсказки веднага, щом бъде написана първата или първите две букви от имената им в реда за получател на нов имейл.

Създаване на групи за разпространение на имейл за родители и лица, полагащи грижи

• Г-жа Коцева сега решава да създаде списък за разпространение за родителите и лицата, полагащи грижи за нейните ученици в училище.
• Тя има всичките им данни в .csv файл и желае да направи групово качване, за да спести време.
• Това е лесно да се направи с Office 365, като тези имена се добавят към нейния списък с контакти. Тя не може да го направи с помощта на Център за администриране на Exchange, както го е правила преди, тъй като родителите нямат профили в Office 365.
• Тя избира Хора от главните раздели на Office 365 в горната част на екрана си.
• След това отива на иконата с настройки (с формата на зъбно колело до нейното име в горната част на екрана).
• Появява се падащо меню и тя избира Импортиране на контакти. Екранът й изглежда по следния начин:

• Сега получава възможността да качи .csv файл, съдържащ всичките имена и имейл адреси на родителите и лицата, полагащи грижи, в нейното училище. Екранът сега изглежда по следния начин:

• Тя избира Стъпка 2, тъй като вече има подготвен .csv файл. Следва инструкциите по реда на показването им на екрана и извършва груповото качване.

Забележка: За да качите своя .csv файл в Outlook, трябва да го запаметите правилно във формат .CSV (DOS) MS. Използвайте падащото меню на Save As, което се появява, когато за първи път запаметявате файла в своя компютър.

• След като нейният списък с родители е качен в контактите й, г-жа Коцева може да създаде група за разпространение на имейли в Outlook, като отиде отново на Хора и щракне върху иконата + създаване горе вляво на страницата.
• Сега има възможността да създаде нов контакт или група. Тя избира създаване на група.
• Дава на групата си име и започва да добавя контакти, като търси данните за родителите.
• Когато са добавени всички имена на родители, тя натиска Запиши, за да създаде своята група за разпространение.

---

Имейл, контакти и календар - допълнителни източници

» Имейл, календари и контакти
» Сценарий: Свързване на други профили към имейл
» Сценарий: Хора и контакти
» Сценарий: Създаване и използване на групите за разпространение
» Сценарий: Комуникация с персонала и събиране на информация
» Сценарий: Професионално развитие на персонала
» Сценарий: Използване и споделяне на календарите