едногодишно обучение в чужда държава

Здравейте колеги, имам въпрос относно ученици спечелили стипендии за едногодишно обучение в САЩ. Как точно се оформя статутът им в "любимия" ми АДМИН. Те на самостоятелна форма на обучение ли се водят или системата ги изплюва и училището не получава средства към бюджета си за тях? Ако някой е имал скоро такъв ученик, моля да сподели опит. И въобще как да ги отразя в наличната документация? Дневник, личен картон и пр.? Благодаря предварително :)