Необходими са години, за да се превърне в реалност напълно безхартиеният офис, но не малко организации по света са намалили значително използването на хартиени документи за сметка на електронните им аналози.
Подобна организация е Niagara Catholic School District Board (NCSDB), който управлява 53 начални и 9 средни училища, 6 образователни Уеб сайта за възрастни и централния си офис в Канада. NCSDB членува в канадската инициатива „Еко училища”, целяща да възпитава учениците как да опазват околната среда. В подкрепа на инициативата и с цел съществено намаляване на разходите бордът е решил голяма част от хартиената документация да бъде заменена от електронен носител.
Управлението на училищния район е задължено по закон да съхранява досиетата на учениците с техните оценки и други данни в продължение на 55 години, вследствие на което с течение на времето се натрупва огромно количество хартия и мястото за съхранението й не достига.
Решението на подобен проблем е система за управление на електронно съдържание – ECM (electronic content management). С помощта на скенери хартиените документи са превърнати в електронни файлове. Чрез софтуера Xerox DocuShare електронните документи са класифицирани и съхранявани. Софтуерът eSchool Solutions SmartFindExpress, който обработва заместването на отсъстващите учители е бил интегриран с DocuShare и Webernetic @Work for School Board Processes. Тази комбинация от системи е позволила да бъдат управлявани напълно безхартиено дейностите по заместване на отсъстващите учители, кадровата документация и заплащането на отработените часове.
Резултатът от внедряването на системата в Niagara Catholic School District Board (NCSDB) е спестени $38 000 за хартия, печат и пощенски разходи, дигитализирани 800 00 документа и напълно решен проблемът с липса на пространство за съхранение на хартиени документи. Общият брой на учениците, техните родители и учителите в NCSDB е 30 000 души.
Тази статия е съвместна публикация на Мрежа на учителите – новатори www.teacher.bg и Ай Си Ти Медиа http://ictmedia.bg/
